Organizzare un evento all’aperto: consigli utili
Hai deciso di organizzare un evento all’aperto ma ti assilla la classica domanda: e se piove?
Ci sono diversi fattori di cui tener conto se decidiamo di organizzare un evento all’aperto:
- Periodo: Solitamente gli eventi all’aia aperta si organizzano da aprile a settembre/ottobre (dipende ovviamente dalle temperature medie delle varie regioni).
- durata dell’evento/manifestazione: quanto dura il nostro evento? dura un giorno o dura una settimana/dieci giorni o ancora di più?
- Le attività previste
- Gli allestimenti
Perchè ti sto ponendo tutte queste domande? Per aiutarti, ovviamente!
Provo a spiegarti meglio il perchè di tutte queste domande: organizzare un evento all’aria aperta con una certa ricaduta in termini di partecipazione e di comunicazione, necessita di diversi mesi di preparazione puntuale.
Non parleremo ora di come si prepara un evento, ma come affrontare l’incognita maltempo.
Se il nostro evento all’aria aperta si svolge in un’unico giorno (e quindi in quel giorno oltre ai nostri sforzi organizzativi, concentriamo sponsor, partner, riprese televisive, etc) dobbiamo per forza pensare ad un piano B salvo il caso in cui sia semplice e fattibile (ma lo è raramente) spostarlo in un’altra data.
Una buona soluzione potrebbe essere uno spazio aperto con una struttura chiusa adiacente sfruttabile in caso di pioggia onde evitare di far saltare le attività e ovviamente prevederla nel contratto iniziale.
Molti parchi pubblici hanno strutture, casali, teatri adiacenti.
Se invece questa soluzione non è possibile (pensate a concerti in stadi o grandi spazi aperti) la cosa importante è prevedere questa eventualità nei vari contratti, quindi sia nel contratto d’affitto/concessione d’uso dello spazio/location che nel contratto con l’artista. Non ultimo, in caso di biglietti adeguarsi alle normative vigenti per il rimborso dello stesso.
Se l’evento all’aria aperta dura più giorni, possiamo allora sfidare la sorte, avendo cura però di prevedere tutti gli allestimenti a prova di pioggia.
In più prendete in considerazione l’ipotesi di affittare container o camper come camerini o ripostigli. Vi servirà per mettere in salvo tutti i materiali di valore e che si possono rovinare a contatto con l’acqua.
Prevedere allestimenti per esterni e, non ultimo, scegliere accuratamente le attività da proporre.
Evitare le attività che prevedono allestimenti non a prova d’acqua (per fare un esempio pratico: se decidiamo di ospitare una mostra fotografica pensiamo al fattore umidità e pioggia per supporti e allestimenti).
Oltre al fattore acqua, dobbiamo seriamente tenere conto del fattore vento. Quindi dobbiamo fare in modo che tutte le strutture siano sicure e che in caso di vento e pioggia non creino danni a cose e persone.
Quindi se abbiamo palchi, torri layer, gonfiabili attenzione a prevedere la massima sicurezza per tutti gli ospiti del nostro evento.
Ripeto anche qui che è importante attivare un’assicurazione.
Se hai domande o bisogno di approfondire questo articolo, scrivimi
Giulia Morello
CEO Officine GM
