Se stai leggendo questa guida per la realizzazione di eventi di beneficenza probabilmente sarai un operatore de terzo settore che ha deciso di provare a raccogliere fondi per una buona causa sociale.
Da dove iniziare? Innanzitutto se ti fa piacere, puoi scaricare la nostra guida con le regole fondamentali per organizzare un evento di beneficenza.
Non ti preoccupare, sei nel luogo giusto, in questo articolo ti spiegherò passo passo come si organizza un evento di beneficenza di successo.
Può sembrare inutile, ma credimi, non lo è affatto ricordare la differenza sostanziale tra un evento cosiddetto profit e uno no profit: la motivazione finale e l’uso che viene fatto dei soldi raccolti. L’organizzazione in sè differisce non di molto e di seguito ti spiegherò perchè.
Gli eventi di beneficenza sono sempre a sostegno di una causa sociale e i soldi raccolti servono a sostenerla.
- Il primo step è una domanda: Qual è l’obiettivo dell’evento di beneficenza? Può sembrare banale, lo so, ma non tutti gli eventi di beneficenza si fanno per raccogliere fondi. Gli eventi possono servire anche a far conoscere un’organizzazione e/o un servizio offerto.
- Se il nostro fine è raccogliere fondi a sostegno di una causa è molto importante conoscere bene l’obiettivo economico del nostro evento di beneficenza che significa quanti soldi dobbiamo raccogliere? Questa domanda è fondamentale: dobbiamo stilare un piano di costi preciso, in cui dobbiamo elencare tutte le voci di costo in entrata ed in uscita.
Come si raccolgono in concreto soldi per eventi di beneficenza? In diversi modi, possiamo pensare ad una cena con un menù ad hoc, un’asta di beneficenza, una mostra, un concerto, uno spettacolo, un viaggio.
Solitamente le attività di fundraising per no profit sono di tipo culturale, culinario, turistico, etc.
La scelta del periodo giusto
- In che periodo dell’anno vogliamo realizzarlo? Ti dico questo perchè a volte gli eventi di beneficenza sono legati a una particolare ricorrenza. Per esempio, con Earth Day Italia organizziamo il Villaggio per la Terra in date sempre prossime al 22 aprile, Giornata Mondiale della Terra. In questo caso, la data è estremamente vincolante.
Se invece siamo liberi nello scegliere il periodo in cui collare il nostro evento di raccolta fondi, allora può aiutarti tener conto di due fattori:
- Il target. Nel momento in cui pensi ad un evento hai in mente a chi potrebbe piacere/interessare. Una cosa che dico sempre ai miei allievi è: non ditemi che i vostri eventi interessano a tutti, perchè non è vero!
- Il tipo di evento che vuoi realizzare. Per fare un esempio, se stai pensando di organizzare un concerto di beneficenza, allora potrai scegliere tra una location all’aperto o al chiuso, ma se pensiamo ad una cena di beneficenza molto probabilmente saremo vincolati a una location capace di offrire un servizio di ristorazione.
La scelta della location
La location è una scelta fondamentale, non sottovalutarla mai! Ti dico questo perchè:
- La location può avere un proprio pubblico in target con il nostro evento.
- La location dovrebbe essere centrale e facilmente raggiungibile
- Un posto bello è un ottimo biglietto da visita per il nostro evento
La comunicazione
La comunicazione è un aspetto fondamentale degli eventi di beneficenza: una maggior partecipazione determina il raggiungimento dell’obiettivo economico.
- la base di partenza di una comunicazione efficace è “colpire” il target della nostra manifestazione. Ricordatevi sempre questa domanda:
A chi interessa il mio evento ?
Sicuramente a chi è già sensibile alla causa sociale, ma parlando di comunicazione dobbiamo parlare di media e quindi canali radio, tv, web, carta stampata potenzialmente interessati al nostro evento di beneficenza.
E’ sempre consigliabile far seguire l’evento da un ufficio stampa dedicato, in grado di individuare i media più in linea alla manifestazione. Parliamo di canali interessati a diffondere la notizia dell’evento ma anche seguiti da potenziale pubblico in linea con il nostro evento.
Come invitare
Generalmente gli organizzatori di eventi di beneficenza si trovano a gestire diversi tipi di inviti:
- ospiti istituzionali
- pubblico
Per gli ospiti istituzionali è sempre consigliabile inviare un invito ad hoc e questo deve arrivare con notevole anticipo. Questo perchè le agende dei vari rappresentanti istituzionali hanno le agende fitte di appuntamenti con mesi di anticipo.
Per ciò che concerne il pubblico, ti consiglio di lavorare molto sui formati di invito digitale: locandina per Facebook, post per Instagram, mailing list, etc.
La cosa importante sarà differenziare e personalizzare gli inviti delle persone che conosciamo personalmente: evitiamo le catene e ricordiamoci di valorizzare le persone.
I tempi
Un evento non si organizza in pochi giorni, necessita di un tempo fisiologico di organizzazione e comunicazione. A seconda dell’evento, generalmente si impiega dai 3 ai 12 mesi per organizzare un evento di successo.
Hai bisogno di aiuto per organizzare il tuo primo evento di beneficenza?
Organizzare un evento, di beneficenza o no, è comunque un lavoro e se hai bisogno di una consulenza non esitare a contattarmi Siamo qui per questo!
Posso fornirti una consulenza o organizzare proprio il tuo evento chiavi in mano.