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Organizzare un evento aziendale: consigli utili

Organizzare un evento aziendale: da dove si parte? 

 

Il rapporto dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi ha calcolato che nel 2017 sono stati realizzati 398.286 eventi con un minimo di 10 partecipanti, per un totale di 29.085.493 partecipanti e 43.376.812 presenze.

Quelli aziendali rappresentano il 64,6% del totale, il 55,1% dei partecipanti e il 54,2% delle presenze. Numeri destinati a crescere secondo il report Event Marketing 2018 di Bizzabo, perché il 63% delle aziende intende aumentare sia il numero che il budget degli eventi.

L’evento aziendale è un’ottima opportunità per favorire relazioni e coinvolgimenti “di persona”. È organizzato principalmente per acquisire contatti commerciali, costruire brand awareness tra i dipendenti e consolidare le relazioni con i clienti.

Ogni evento deve avere un progetto ben definito. Si inizia con un briefing in cui si stabiliscono gli obiettivi, i contenuti, il target e il budget.

In quale data fissarlo? Considera eventuali giorni di festa concomitanti, periodi di ferie del personale, appuntamenti già calendarizzati.

 

Il luogo dell’evento, che sia nella sede della propria azienda, in una sala congressi, in un museo, dipenderanno tra l’altro dall’affluenza prevista e dalle necessità legate al suo svolgimento. Dopo aver stilato una selezione di location, organizza delle ispezioni in loco per verificare spazi, servizi e prevenire possibili criticità.

 

Stilare una check list con le relative tempistiche è fondamentale per non tralasciare alcun elemento durante i febbrili giorni dell’organizzazione. Segna anche i contatti dei fornitori di servizi, dal catering all’impianto audio e luci, al sistema di traduzione. Rendi sostenibile la manifestazione accordandoti con un’associazione per raccogliere e ridistribuire le eccedenze del cibo avanzato dai vari buffet, pranzi o cene.

 

Raccontare è un’attività che riguarda ogni fase di un evento, quindi va pianificato e comunicato. Crea allora un hashtag ad hoc, fai la promozione tramite newsletter e organizza un live blogging per aumentare la tua visibilità sui social media.

Oltre a contenuti adeguati, i partecipanti si aspettano anche momenti di stupore ed emozioni. Se questi ultimi genereranno un alto grado di memorabilità, potrai considerare il tuo evento, un successo.

Non dimenticare infine di fare una valutazione dell’evento raccogliendo i riscontri dei partecipanti che saranno utili per l’organizzarne in futuro.

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