Organizzare un convegno: gli step principali
A dirlo sembra più facile che a farlo.
Perchè sono tante e diverse le attività da mettere in campo per garantire il successo dell’iniziativa.
E’ un’occasione in cui le persone con interessi comuni si riuniscono e ne dibattono.
Da qui l’importanza di definire bene il tema (e l’obiettivo) e il target di riferimento. A chi interessa questo argomento?
La data. Quale scegliere?
Dipende dal pubblico atteso.
Non c’è una data o un giorno migliore di un altro a priori, ma partiamo dai partecipanti e dalle loro esigenze.
Il luogo
Anche il luogo va scelto in base al target di riferimento.
Facciamo un esempio, se il nostro convegno è di interesse nazionale è preferibile scegliere una città facile da raggiungere e come location un luogo centrale.
Se il nostro convegno è di interesse locale sceglieremo un luogo centrale o che abbia una forte attinenza con il tema trattato.
ORGANIZZARE UN CONVEGNO: LE VOCI DI COSTO DA CONSIDERARE
Facciamo un veloce elenco dei costi che dovremo sostenere:
- affitto della sala + eventuale attrezzatura (service audio, videoproiettore, etc)
- eventuale streaming video (questa voce si attiva se vogliamo mandare il live streaming i lavori del convengno)
- arredo della sala
- grafica
- invio inviti
- segreteria organizzativa
- comunicazione online e offline
- promozione
- catering
- ospitalità relatori
- trasferimenti
- foto e video
- materiali convegno
- polizza assicurativa
- interpreti (in caso di convegni e ospiti internazionali)
Quello che abbiamo letto è un elenco di massima, ogni convegno può attivare anche specifiche voci di costo.
QUANTO TEMPO SERVE?
Per organizzare un convegno ben fatto servono almeno 2/3 mesi di tempo per strutturare bene la fase preparatoria, richiedere eventuali patrocini e trovare qualche sponsor in linea con la nostra attività.
In più, per il coinvolgimento di personalità di rilievo e/o rappresentanti istituzionali dobbiamo provvedere a mandare l’invito e bloccare le relative agende con un bel po’ di tempo di anticipo.
Mai invitare all’ultimo un relatore, sembrerà un invito di ripiego.
I CONTENUTI
Per contenuti di un convegno intendiamo tutti i vari contributi che grazie al coinvolgimento di professionisti del settore siamo in grado di mettere assieme.
Per essere appetibile un convegno deve prevedere contenuti innovativi e personalità di spessore.
Il pubblico che solitamente partecipa ai convegni è costituito da addetti ai lavori, è esigente, già conosce la materia e va lì per approfondire il tema.
Sia che il convegno sia gratuito che a pagamento la cosa non cambia: per favorire la partecipazione di pubblico dobbiamo essere in grado di favorire argomenti di valore e rilievo.
LA SELEZIONE DEI RELATORI
E’ indubbiamente la fase più importante e delicata, dove è importante agire con professionalità e strategia.
una volta verificata una prima adesione di massima, sarà importante dare al relatore alcune informazioni:
- il tipo di intervento richiesto
- l’elenco degli altri relatori
- una scheda di presentazione dell’evento
- una bozza degli interventi previsti
- elencare le attrezzature disponibili presenti in sala
IL COINVOLGIMENTO DELLA STAMPA
Quanto appena detto per il pubblico vale per la stampa. Se vogliamo coinvolgere giornalisti, radio, tv, carta stampata dobbiamo essere in grado di essere una “notizia”.
Cosa significa?
Essere appetibili, prevedere contenuti interessanti e innovativi, ospiti eccezionali e specializzati nel tema del nostro convegno.
Giulia Morello
Officine GM
